AVG: wat moet ik ermee?

Iedereen wordt geacht de wet te kennen. Particulier en bedrijf. Ook met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat niet anders. Vanaf 25 mei zal ieder bedrijf zich aan de regels moeten houden. Maar hoe doen we dat?

De AVG heeft betrekking op persoonsgegevens. Gegevens dus waardoor een individu herkenbaar wordt. Dat geldt al snel voor naam, foto, emailadres en mobiel telefoonnummer bijvoorbeeld. Daarmee hebben dus ook bedrijven die niet aan consumenten leveren met de AVG te maken. Denk alleen al aan de gegevens van uw eigen personeel, van uw klanten en van uw andere relaties. Daarom stelt de wet dat uw bedrijf bijvoorbeeld een register moet opzetten waarin u uw bestanden omschrijft, welke gegevens daarin worden vastgelegd en met welk doel. En u moet kritisch zijn over het doel en het gebruik van de opgeslagen data.

En hoe zit het dan met software als Plan-de-CAMpagne (PdC)?

Een ERP-systeem zoals Plan-de-CAMpagne is een gereedschap. Elk bedrijf gebruikt dat gereedschap op zijn eigen wijze met daarin de voor dat bedrijf relevante gegevens. Elke PdC omgeving is dus uniek en is ingericht op het betreffende bedrijf. Met daarin gegevens om te kunnen leveren en factureren en die veelal nodig zijn om efficiënter en beter te kunnen produceren. Ieder bedrijf is volgens de AVG zelf verantwoordelijk voor zijn eigen bestanden en gegevens. De wet spreekt niet voor niets van ‘verantwoordelijke’.

De AVG gaat er in hoofdlijnen vanuit dat je alleen die gegevens mag verwerken en bewaren waar je een geldige (lees: wettelijke) reden voor hebt. En die redenen zijn in aantal beperkt. Een geldige reden kan zijn dat die gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst. Ook mag je die gegevens verwerken als je daar toestemming van de betrokkende voor hebt gekregen.

Om te voldoen aan de AVG moet binnen ieder bedrijf zorgvuldig worden nagegaan welke persoonsgegevens verwerkt worden en of al die gegevens absoluut nodig zijn voor het doel van de verwerking. Is de leeftijd van uw klant relevant of niet? Zo niet, dan moet u dat onderdeel verwijderen.

Bemet verwerkt geen persoonsgegevens van uw bedrijf. En dus is er geen verwerkersovereenkomst nodig. In die uitzonderlijke gevallen dat onze klant ons toch vraagt dit te doen, zullen we uiteraard een verwerkersovereenkomst opstellen.

5 tips:

Zorg voor een veilig systeem. Stel een sterk wachtwoord samen (hoe leest u hier) en verplicht en stimuleer bewust gebruik.
Beperk uw ‘need to know’ informatie: herzie de PdC toegangsrechten van medewerkers tot die gegevens die voor hun werk noodzakelijk zijn. Niet iedereen hoeft immers alles te zien, zeker geen personeels- of klantgegevens. In de PdC handleiding Gebruikers en toegangsrechten leest u alles over Rechten opnieuw instellen.
Gebruik geen persoonsgegevens voor een ander dan het oorspronkelijke doel van de verwerking (of vraag opnieuw toestemming aan de betrokkene).
Stel gedragsregels op zodat uw bedrijf geen onnodige persoonsgegevens in PdC of elders vastlegt en verwerkt.
Verwijder verouderde, overbodige en niet (langer) relevante persoonsgegevens uit het bestand.

Handig hulpmiddel
Met de volgende regelhulp komt u in 10 stappen meer te weten wat u moet doen om goed voorbereid te zijn: https://rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg/#/welkom

N.B. In dit artikel lichten we slechts een tipje van de sluier op. We beogen niet compleet te zijn. Zorg ervoor dat u zich volledig op de hoogte stelt van alle regels die voor uw bedrijf gelden. Kijk voor meer informatie op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Door de verhuizing naar ons nieuwe hoofdkantoor in Leusden, kan het gebeuren dat we wat minder goed bereikbaar zijn dan u van ons bent gewend. We hopen op uw begrip. Mocht u onze collega’s willen bellen, dan zijn wij rond de feestdagen als volgt bereikbaar…

Lees meer

Naast (online) klassikale trainingen biedt Bemet ook trainingen via e-learning aan. U kunt dus waar u maar wilt en in uw eigen tijd de lesstof volgen en in een eigen oefenomgeving de vooraf opgenomen lesstof van de trainer doornemen. U hoeft er de deur niet voor uit!

Lees meer

Wilt u meer weten over de digitale transformatie van productiebedrijven, de trends in de maakindustrie en de uitdagingen? Schrijf u in voor het webinar ‘De CAD/CAM productie-omgeving van morgen’ op dinsdag 8 december a.s. Deze online sessie duurt circa 45 minuten. Inschrijven en deelname zijn geheel kosteloos en vrijblijvend.

Lees meer

Wilt u snel kunnen calculeren en minder fouten maken? Of met planning een hogere leverbetrouwbaarheid realiseren? Het kan met ERP! Kijk voor meer mogelijkheden met ons mee op dinsdag 8 december om 10:00 uur tijdens het webinar ‘Bespaar tijd en geld met ERP’. Deze online sessie duurt maximaal 90 minuten. Inschrijven en deelname zijn geheel kosteloos en vrijblijvend.

Lees meer

AVG: wat moet ik ermee?

AVG: wat moet ik ermee?

Nieuws

Nieuw telefoonnummer 088 – 63 63 900

Voor deze trainingen hoeft u de deur niet uit!

Kalender

Webinar De CAD/CAM productie-omgeving van morgen

Webinar Bespaar tijd en geld met ERP